Todoist : parfait pour gérer ses tâches

Todoist logoDepuis mes débuts de chef de projet il y a 7 ans, l’organisation n’avait jamais été mon fort. Qu’il s’agisse de piloter les différentes phases d’un projet ou de suivre mes propres tâches, je n’étais pas à l’aise. J’avais bien essayé divers outils (Excel, Jira, Outlook) mais rien ne fonctionnait… Finalement, en ce début d’année, au cours d’un projet particulièrement prenant, je suis tombé sur Todoist… Voici ce qui en fait un outil hors du commun.

En résumé

Par son aspect multiplateforme et intuitif, Todoist convaincra ceux qui ont besoin de rester organisés en tous lieux et en toutes circonstances.

C’est un outil qui s’adapte aux cas d’utilisation les plus simples (liste de course) comme aux plus complexes (les projets critiques)

S’il a des défauts, je suis encore en train de les chercher…


Todoist : multiplateforme et simple d’utilisation

Ces deux choses m’ont séduite d’emblée dans cet outil. Dès le début, je me suis mis à accéder à mes tâches de partout : au bureau avec la version Web, dans les transports, en clientèle et à la maison avec la version iOS. Vous préférez une version Windows, Mac ou Android ? Pas d’inquiétude, ces systèmes bénéficient d’une version dédiée.

Listing des tâches d'un projet sur iPhone 7 plus et laptop
Listing des tâches d’un projet sur iPhone 7 plus et laptop

Quant à la simplicité d’utilisation, la prise en main est immédiate. A contrario d’un Jira, le nombre d’écrans est réduit, chaque vue tient dans un écran de smartphone… Il est aussi possible de créer ses tâches en langage naturel  ou de s’en tenir au remplissage de champs (en nombre réduit). Du côté des alarmes, là aussi le langage naturel est au rendez-vous. Vous pouvez aussi en créer autant que vous le souhaitez, basées sur la géolocalisation, à destination d’une ou plusieurs personnes… La grande force de Todoist est qu’aucun champ n’est obligatoire, cela en fait un outil génial aussi bien pour gérer une liste de courses qu’un projet complexe à plusieurs millions d’euros.

Le langage naturel dans Todoist

Il représente une composante essentielle de Todoist. Dans des situations peu confortables (sans pc, dans les transports…) ou lorsqu’on est pris par le temps, il est souhaitable de saisir rapidement les tâches, quitte à les retoucher par la suite. Le langage naturel permet cela et c’est une de mes fonctionnalités « coup de coeur ». En plus c’est très simple à appréhender. Jugez donc de ses capacités :

Créer une tâche « Trier les mails » avec pour échéance chaque lundi et jeudi à 9h jusqu’à la fin de l’année. Une alarme sera déclenchée 30 minutes avant :

« Trier les mails chaque lundi et jeudi 9hjusqu’au 31/12 »

Créer une tâche « Contacter le client » qui se terminera 30 minutes plus tard, et de priorité 1 (la plus haute, la plus basse étant la priorité 4) :

« Contacter le client dans 30 minutes!!1 »

Créer une tâche « Relire le compte-rendu avant approbation » de priorité 2 qui sera à faire par Georges  à 18h

« Relire le compte-rendu avant approbation !!2+Georges18h »

NB :avant de créer cette tâche, le projet dans laquelle elle se trouve devra être partagé avec la ou les personne(s) concernée(s).

Création de tâche sous l'édition iOS de Todoist : le langage naturel est reconnu instantanément.
Création de tâche sous l’édition iOS de Todoist : le langage naturel est reconnu instantanément.

 

Les étiquettes

Associées à chaque tâche, elles vous seront rapidement indispensables. Je m’en sers pour définir mon niveau d’implication (« @Role_Responsable », « @Role_Contributeur », « @Role_Information »), le sujet traité (« @Sujet_CahierDesCharges ») mais surtout pour lister les acteurs associés sans pour autant partager le projet avec eux (« @Acteur_JeanDupont »).

La gestion des étiquettes sous Todoist se fait dans le menu de gauche. Vous pouvez aussi en ajouter à la volée lors de la création de tâche
La gestion des étiquettes sous Todoist se fait dans le menu de gauche. Vous pouvez aussi en ajouter à la volée lors de la création de tâche

 

Partager des projets, affecter des tâches

Au cas où vous souhaiteriez partager une tâche avec quelqu’un, vous devrez au préalable l’inclure dans le projet. Pour cela, rien de plus simple :

Comment partager un projet sous Todoist (version web) : en saisissant l'email ou en sélectionnant une personne déjà utilisée
Comment partager un projet sous Todoist (version web) : en saisissant l’email ou en sélectionnant une personne déjà utilisée

La (les) personne(s) invitée(s) recevront alors une invitation qu’elles devront accepter. Elles auront accès au projet dès qu’elles se seront créées un compte Todoist.

A partir de là, chaque acteur, vous compris, pourra affecter des tâches, poster des commentaires voire se retirer du projet. Seul le créateur du projet pourra supprimer les autres acteurs.

Les commentaires

Encore une fonctionnalité géniale et ce pour 2 raisons :

  • Le contenu ne se limite pas au texte puisque vous pouvez joindre des fichiers (depuis DropBox et Google drive aussi) et des enregistrements audio
  • Il vous est possible de communiquer par mail : soit en répondant aux notifications que vous aurez reçu par ce biais, soit en écrivant directement à l’adresse mail de type add.comment.xxxxxxx@todoist.net associée à chaque tâche.
La fonction Commentaire sous l'édition Web de Todoist
La fonction Commentaire sous l’édition Web de Todoist

Les rappels

Derrière cette fonction d’apparence basique se cache un atout supplémentaire de Todoist. En effet, pour chaque tâche, vous pouvez en spécifier autant que vous le souhaitez. Ces rappels peuvent être basés sur l’heure bien sûr mais aussi sur la géolocalisation (ils se déclenchent lorsque vous arrivez à telle adresse). Dernier atout et non des moindres : pour chaque rappel, vous pouvez indiquer à qui il s’adressera : à vous, ou à une des personnes avec qui vous avez partagé le projet.

Les rappels sont Todoist : sans limite de nombre, avec possibilité d'utiliser du langage naturel et même de la géolocalisation !
Les rappels sont Todoist : sans limite de nombre, avec possibilité d’utiliser du langage naturel et même de la géolocalisation !

 

Le jeu du Karma

Lorsque vous installez l’application vous avez un score, qui augmentera par la suite à chaque fois que vous aurez complété autant de tâches que spécifié dans vos objectifs journaliers ou hebdomadaires.

Todoist Karma (version iOS) : pour mesurer sa progression et améliorer son efficacité
Todoist Karma (version iOS) : pour mesurer sa progression et améliorer son efficacité

Le Karma sera aussi boosté lorsque vous utiliserez des « fonctions avancées » telles que la (re)planification ou (re)priorisation des tâches. Cela signifie que vous ne gagnerez rien si vous ne faites rien. Pire, vous perdrez des points lorsque vos tâches seront en retard de plus de 4 jours

Je me suis très vite prêté au jeu du Karma : (re)planifier mes tâches en retard, en faire un peu plus pour compléter mon quota journalier ou hebdomadaire. Avec en ligne de mire un nouveau rang : car selon votre score de Karma vous êtes affublé d’un titre allant de « débutant » à « illuminé » (j’en suis à « maître » avec mes quelques 10000 points).

Résumé
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Application
Todoist
Système d'exploitation
Web, Windows , Mac, Android, iOS
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Productivité
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